Uživatelé Microsoft 365 Business Premium mají v základu poštovní schránku o kapacitě 50 GB, viz oficiální dokumentace Microsoft.

Jenže málokdo ví, že v rámci Microsoft 365 Business Premium každý uživatel dostává k dispozici tzv. auto-expanding online archiv. Je to archiv, který je po aktivaci automaticky připojený k poštovní schránce v Outlooku. Tento archiv má ve výchozím stavu kapacitu 100 GB. Ale jak již název napovídá, kapacita archivu roste automaticky s tím, jak se archiv zaplňuje. Detaily toho, jak probíhá růst kapacity těchto archivů, najdete opět v dokumentaci Microsoftu. Tento archiv může růst až do kapacity 1,5 TB pro každého uživatele, což v praxi znamená neomezenou velikost 🙂

Důležité je zmínit, že auto-expanding archive je dostupný pro uživatele s plánem E3 / E5 nebo právě Business Premium. Uživatelé s licencí Microsoft 365 Business Basic nebo Microsoft 365 Business Standard mají sice také k dispozici online archive, ale pouze o kapacitě 50 GB bez funkce auto-expand.

Jak probíhá přesun e-mailů do archivu

Když aktivujete uživateli online archiv, automaticky se začnou aplikovat messaging records managenent (MRM) politiky. Každý uživatel má ve výchozím stavu přiřazenou jednu MRM politiku, která ve výchozím stavu do archivu přesouvá všechny zprávy starší než 2 roky, viz opět dokumentace Microsoft. Na to je potřeba myslet, než archiv aktivujete, protože se může stát, že Managed Folder Assistant hned začne přesouvat starší zprávy do archivu, což může být nežádoucí.

Pro uživatele to nic moc neznamená, protože zprávy jsou stále k dispozici a například při hledání v Outlooku se automaticky hledá i v online archiv (pokud je uživatel připojený k internetu), takže uživatel si pravděpodobně rozdílu nevšimne, ale i tak může to být nežádoucí z různých důvodů a je dobré na to myslet.

Automatický přesun e-mailů do archivu při zaplnění schránky

Mnoho firem nicméně nechce z různých důvodů přesouvat zprávy do archivu po určité době, ale chce mít vše v primární schránce. A zprávy do archivu chtějí přesouvat až v době, kdy se primární schránka zaplní. Což doteď prakticky nešlo udělat, protože MRM politiky pracují se stářím zpráv, nikoliv s využitou kapacitou schránky.

Microsoft ale představil novou funkci auto-archiving, která automaticky přesouvá nejstarší zprávy do archivu ve chvíli, kdy se kapacita primární schránky naplní na 96 %. Cílem této funkce je držet zaplnění primární schránky do 96 %, aby se zabránilo problémům s doručováním nebo odesíláním zpráv z důvodu zaplnění schránky. Limit 96 % je možné případně změnit pomocí PowerShell v rozsahu 80-100 %.

Set-OrganizationConfig –AutoArchivingThresholdPercentage 90

Auto-archiving funguje pouze v případě, že má daný uživatel aktivní archiv, což ve výchozím stavu nemá aktivní žádný uživatel. Pokud uživatel archiv aktivní nemá, nic se nemění a k automatické aktivaci této funkce nedojde a archiv se sám nezřídí. Archiv lze aktivovat v Exchange Admin Center nebo pomocí PowerShell níže.

Enable-Mailbox -Identity <username> -Archive

K aktivaci této novinky dojde 15. listopadu 2025 pro tenanty s aktivním targeted release, případně 15. ledna 2026 pro všechny ostatní komerční tenanty.

Pokud byste chtěli archivaci probrat nebo pomoct s nastavením, dejte nám vědět 🙂